Por: María Irma Hernández Sánchez
Al finalizar
el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto
estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los
saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o
corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
En otras palabras los ajustes son la corrección de las cuentas cuando estas no cuadran con el valor real, por ejemplo si realizaste un arqueo de caja y el valor resultante no coincide con el valor reflejado en libros, tienes que hacer un ajuste, es decir aumentar o disminuir la cuenta para que cuadres
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
En otras palabras los ajustes son la corrección de las cuentas cuando estas no cuadran con el valor real, por ejemplo si realizaste un arqueo de caja y el valor resultante no coincide con el valor reflejado en libros, tienes que hacer un ajuste, es decir aumentar o disminuir la cuenta para que cuadres
Fuente(s):
2. Ajuste a
la cuenta bancos: Se genera por
conciliación bancaria, es decir por comparación del saldo de libros de la
empresa y el saldo del libro del banco (extracto bancario)
Este documento lo
genera el banco cada mes o trimestre para que sus clientes se encuentren de
forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos,
giro de cheques, retiros, notas débito o crédito y los saldos.
Después de realizar
la conciliación bancaria se identifican los diferentes ajustes a realizar por
cada diferencia encontrada.
Las diferencias más
comunes son:
a.
TRANSACCIONES CONTABILIZADAS POR LA EMPRESA Y NO REALIZADAS
POR EL BANCO, tales como: Cheques
pendientes de cobro, remesas en tránsito, remesas en tránsito. En estos casos aunque se encuentre diferencia
con el saldo en bancos, la empresa no realiza ajustes porque ya ha
contabilizado sus transacciones con el principio de causalidad de la
contabilidad.
b.
POR VALORES QUE APARECEN EN EL EXTRACTO Y AUN NO HAN
SIDO REGISTRADAS EN LA
EMPRESA. Estos casos requieren de asientos de ajuste, así:
POR
NOTAS DEBITO: El banco genera notas débito
por chequeras, cheques devueltos, comisión de remesas, intereses de sobregiro,
intereses sobre préstamos entre otros, las cuales relaciona en el extracto bancario. Estos valores disminuyen la cuenta de bancos,
por lo tanto se acredita y se debita la cuenta correspondiente según el
caso. Ejemplo:
En
el extracto de Banco Caja Social se reportan notas débito de $250.000 + iva 16%
por compra de chequera, $148.700 gravamen
por movimiento financiero (GMF) $400.000, $500.000 según cheque girado
por el cliente Carlos Cardona,
consignado por la empresa y devuelto por
fondos insuficientes. Estos valores no
fueron contabilizados en su momento por la empresa.
5305
FINANCIEROS
530505 Gastos bancarios
50.000
2408 IMPUESTO VENTAS POR PAGAR 8.000
1110
BANCOS
11100501 Banco Caja Social 58.000
5305
FINANCIEROS
530595 Otros (GMF)
400.000
1110
BANCOS
11100501 Banco Caja Social 400.000
1305 CLIENTES
13050508 Carlos Cardona
500.000
1110
BANCOS
11100501 Banco Caja Social
500.000
POR NOTAS CREDITO: El banco envía notas crédito por concepto de préstamos que se depositan directamente a la cuenta corriente o de ahorros del cliente, consignaciones de clientes rendimientos financieros generados por el saldo de la cuenta entre otros. Si la empresa no ha contabilizado estos movimientos al final del mes, debe realizar los asientos de ajuste respectivos que presenten las cuentas con sus saldos reales, por lo cual se debita bancos y se acredita la cuenta correspondiente según el caso. EJEMPLO.
§ En el Banco Caja social aparece una nota crédito por
$60.000 según una consignación del señor Darío Vélez, la cual no fue
contabilizada en su momento por desconocimiento de la empresa.
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1110
|
BANCOS
|
|
|
11100501
|
Banco Caja
Social
|
60.000
|
|
1305
|
CLIENTES
|
|
|
13050502
|
Darío Vélez
|
|
60.000
|
§ El Banco Av.Villas registra una nota crédito por $130.370 correspondiente a intereses por cuenta de ahorros su cliente Mariano Ordóñez
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1120
|
CUENTAS DE
AHORRO
|
|
|
11201005
|
Banco
Av.Villas
|
130.370
|
|
4210
|
FINANCIEROS
|
|
|
421005
|
Intereses
|
|
130.370
|
POR ERRORES EN LIBROS
AL REGISTRAR UNA CONSIGNACIÓN: Por este
concepto se presentan dos casos.
Cuando el valor
registrado es menor que el valor consignado, se debita bancos y se acredita la
cuenta caja así: Una consignación de
$853.000 fue contabilizada por 583.000
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
11100
|
BANCOS
|
270.000
|
|
1105
|
CAJA
|
|
270.000
|
Si el error fuese al
contrario, valor de la consignación $583.000 y contabilizada por $853.000,
sería:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1105
|
CAJA
|
270.000
|
|
1110
|
BANCOS
|
|
270.000
|
POR ERROR EN LIBROS
AL REGISTRAR EL VALOR DE UN CHEQUE. Se presentan
dos casos:
Cuando el registro
del cheque es por una cantidad menor que el valor girado, se acredita en bancos
la diferencia así:
La empresa gira un
cheque del Banco de Colombia por $595.000 para cancelar los servicios de
publicidad y se contabilizó por $505.000
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
5235
|
SERVICIOS
|
|
|
523560
|
Publicidad
|
90.000
|
|
1110
|
BANCOS
|
|
|
11100506
|
Banco de
Colombia
|
|
90.000
|
Cuando el cheque se
registra por una cantidad mayor al valor girado, se debita bancos y se acredita
la cuenta correspondiente.
Si en el caso
anterior asumimos que el valor girado fue de 505.000 y se contabilizó por
$595.000, el asiento sería:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1110
|
BANCOS
|
|
|
11100506
|
Banco de
Colombia
|
90.000
|
|
5235
|
SERVICIOS
|
|
|
523560
|
Publicidad
|
|
90.000
|
MODELO DE EXTRACTO BANCARIO
Banco del Comercio
Extracto de cuenta corriente
Mes: Marzo de 2007
|
Empresa Colmenares S.A.
Cta.Cte. No. 509-100020-7
|
|||||||
No.
|
Cheques Girados
|
Consignaciones
|
Día
|
Saldos
|
||||
ND
904
905
906
907
909
911
IN
913
914
912
915
DV
|
135.000
200.000
150.000
300.000
85.000
500.000
120.000
47.000
1.800.000
750.000
420.000
630.000
320.000
|
Saldo anterior
480.000
3.850.000
NC 200.000
2.350.000
1.824.000
1.106.500
|
01
05
09
10
11
16
20
21
22
23
24
27
28
29
|
1.302500
1.647.500
1.447.500
5.147.500
4.847.500
4.962.500
4.462.500
4.342500
4.295.500
4.845500
4.095500
3.675500
4.869.500
5.656.000
|
||||
Saldo anterior
$1.302.500
|
Consignaciones y créditos
+9.810.500
|
Cheques y débitos
-5.457.000
|
Saldo
=5.656.000
|
|||||
3. AJUSTE POR PROVISIÓN DE CARTERA O ESTIMATIVO
Para deudas de
difícil cobro.
El valor de cartera
lo constituyen los saldos que adeudan los diferentes clientes por ventas a
crédito. Estos valores deben aparecer en
el balance con su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan
recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambio de domicilios
desconocidos e incendios entre otros. Por lo tanto la empresa debe considerar
incobrable una parte de la cartera y ajustar el saldo de cartera en el balance.
Provisión de cartera
es la reserva que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difícil
cobro o recuperación. Esta provisión
constituye un gasto que disminuye el activo.
Código
|
Cuenta
|
Parcial
|
Total
|
1305
|
CLENTES
|
478.300
|
|
1399
|
PROVISIONES
|
(9.566)
|
|
|
SALDO REAL CLIENTES
|
|
468.734
|
El decreto
reglamentario 187 de 1975, establece como métodos de provisión de cartera, el
individual y el general.
a.
INDIVIDUAL: Se
calcula hasta un 33% anual del valor nominal de cada deuda con vencimiento
mayor a un año.
b.
GENERAL:
Analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, se
determina la provisión a través de porcentajes variables, según la fecha de
vencimiento. A medida que transcurre el
tiempo desde que el cliente deje de hacer abonos a su deuda, disminuye la probabilidad
de recuperación, por lo que se debe provisionar un porcentaje más alto. La escala aceptada por la DIAN es: De 0 a 3 meses 0%, más de 3 y hasta 6 meses 5%, más de 6 y hasta un año 10%, de
un año en adelante 15%. Ejemplo: La
empresa Calzado al Día Ltda. Presenta la siguiente cartera:
Cliente
|
Factura
No.
|
Valor
Factura
|
Vencimiento en
meses
|
|||
0 -
3 = 0%
|
3 -
6 = 5%
|
6 - 12
=10%
|
+ de 12 =15%
|
|||
Lorena Ruiz
|
6139
|
1.000.000
|
|
1.000.000
|
|
|
Jaime Rosso
|
7510
|
800.000
|
800.000
|
|
|
|
Fabio Rúa
|
7438
|
400.000
|
400.000
|
|
|
|
Sandra Villa
|
5573
|
700.000
|
|
|
700.000
|
|
Rosa Henao
|
6024
|
550.000
|
|
550.000
|
|
|
María Cadavid
|
4890
|
655.000
|
|
|
|
655.000
|
Lucía Mena
|
7455
|
503.000
|
503.000
|
|
|
|
Carlos Ríos
|
4816
|
298.000
|
|
|
|
298.000
|
Carmen Solís
|
5631
|
395.000
|
|
|
395.000
|
|
TOTALES
VALOR
PROVISIÓN
|
$1.703.000
0
|
1.550.000
77.500
|
1.095.000
109.500
|
953.000
142.950
|
||
TOTAL PROVISION
|
$329.950
|
CONTABILIZACION: Debemos tener en cuenta que la provisión de
cartera genera un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisión,
se compara con el saldo de la cuenta de Provisiones y se realiza el ajuste
necesario, aumentando o disminuyendo el valor del gasto y la provisión según el
caso.
Cuando la cuenta de
Provisiones no tiene saldo se realiza el ajuste por el total del valor
resultante en el cálculo, debitando la cuenta de gastos y acreditando la cuenta
de provisiones.
Tomando el saldo
anterior cero en el caso anterior, el asiento sería:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
5299
|
Provisiones
|
|
|
529910
|
Deudores
|
329.950
|
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
|
329.950
|
Si al comparar el
saldo anterior de la cuenta Provisiones, es menor que el valor resultante al
calcular la provisión del período actual, debe realizarse el asiento de ajuste
sólo por la diferencia, aumentando la cuenta de Provisiones por ese valor.
Ejemplo: Si asumimos en el ejemplo anterior un saldo
en la cuenta de provisiones de $300.000.
El asiento de ajuste sería:
Valor del ajuste =
Valor real provisión - Saldo anterior provisión
29.950 = 329.950 - 300.000
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
5299
|
Provisiones
|
|
|
529910
|
Deudores
|
29.950
|
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
|
29.950
|
Si el saldo anterior
de la cuenta 1399 Provisiones es mayor que el valor resultante del cálculo de
provisión del período actual, se realiza el ajuste por la diferencia, debitando
la cuenta de provisiones y acreditando la cuenta de ingresos que corresponde a
Recuperación de provisiones (425035) Ejemplo:
La cuenta de
provisión de cartera tiene un saldo de $286.000. En el período actual la cartera vencida es de
$5.000.000 y corresponde a 4 meses (método general)
Valor provisión
actual 5.000.000 x
5% = 250.000
Valor provisión
actual - saldo anterior =
Valor ajuste
250.000 - 286.000 = -36.000
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
36.000
|
|
4295
|
Recuperaciones
|
|
|
425035
|
De provisiones
|
|
36.000
|
ACTIVIDAD:
Elabore el asiento de
ajuste respectivo en cada caso:
a.
La cuenta de Provisiones tiene un saldo de $150.000 y
el calculo de la provisión del período
es $215.000.
b.
La cuenta de provisión de cartera tiene un saldo de
$1.250.000. En el período actual la
cartera vencida es de $10.500.000 y corresponde a 7 meses (método general)
c.
La cuenta de Provisiones tiene un saldo de $3.600.000
y al calculo de la provisión del período
es $2.200.000.
d.
La cuenta de provisión de cartera tiene un saldo de
$1.500.000. En el período actual la
cartera vencida es de $20.000.000 y corresponde a 2 años (método general)
e.
El saldo de la cuenta Provisión es de cero y la
cartera vencida del período actual es de $2.800.000 y corresponde a 2 meses.
a)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
5299
|
Provisiones
|
|
|
529910
|
Deudores
|
65.000
|
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
|
65.000
|
b)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
200.000
|
|
4295
|
Recuperaciones
|
|
|
425035
|
De provisiones
|
|
200.000
|
c)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
1.400.000
|
|
4295
|
Recuperaciones
|
|
|
425035
|
De provisiones
|
|
1.400.000
|
d)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
5299
|
Provisiones
|
|
|
529910
|
Deudores
|
1.500.000
|
|
1399
|
Provisiones
|
|
|
139905
|
Clientes
|
|
1.500.000
|
e) No se hace porque la provisión del período
actual es cero
CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS INCOBRABLES
Cuando el valor de las facturas que adeuda un cliente
no ha sido recuperado dentro del tiempo pactado, se debe trasladar a la cuenta
Deudas de Difícil Cobro (1390) y al agotar las gestiones de cobranza se procede
a castigar esta cuenta contra provisiones ejemplo:
En un período se declara como incobrable la factura
No.2030 el cliente Roberto Reyes por $4.500.000. Reclasifique y castigue la deuda:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
4.500.000
|
|
1305
|
Clientes
|
|
4.500.000
|
1399
|
Provisiones
|
4.500.000
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
4.500.000
|
ACTIVIDAD
Reclasifique y
castigue las siguientes deudas
a.
Se declara incobrable la deuda del Rocío Vélez por $7.300.000
b.
Se han agotado las gestiones de cobro sobre la deuda
de Pedro Palacio por $200.000
c.
La cartera del período presenta a la fecha un saldo
incobrable de $ 1.300.700
d.
La empresa decide castigar la deuda de Rita Mejía por
$368.701
e.
Nelson Carvajal cambió de domicilio hace dos años sin
dejar rastro alguno y tiene una deuda con nuestra empresa de $567.805
a)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
7.300.000
|
|
1305
|
Clientes
|
|
7.300.000
|
1399
|
Provisiones
|
7.300.000
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
7.300.000
|
b)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
200.000
|
|
1305
|
Clientes
|
|
200.000
|
1399
|
Provisiones
|
200.000
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
200.000
|
c)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
1.300.700
|
|
1305
|
Clientes
|
|
1.300.700
|
1399
|
Provisiones
|
1.300.700
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
1.300.700
|
d)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
368.701
|
|
1305
|
Clientes
|
|
368.701
|
1399
|
Provisiones
|
368.701
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
368.701
|
e)
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
567.805
|
|
1305
|
Clientes
|
|
567.805
|
1399
|
Provisiones
|
567.805
|
|
1390
|
Deudas de Difícil
Cobro
|
|
567.805
|
4. AJUSTE POR INVENTARIO DE MERCANCÍAS: En las empresa con sistema de inventario permanente
Al comparar el valor
total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros se puede
presentar:
a.
Inventario físico mayor que el valor en libros (Cuenta
de Mercancías) en este caso se presenta un sobrante debe realizarse el asiento
de ajuste por la diferencia, debitando l a cuenta de mercancías no fabricadas
por la empresa (1435) y acreditando una cuenta de ingreso . (esto obedece generalmente a errores) Ejemplo:
Al comparar el inventario físico con el saldo en libros de la empresa Calzado al Día, se presenta un
saldo de $466.000, originado al entregar menos mercancía en una venta y el
cliente no reclamó. Esto se considera un
ingreso así:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1335
|
Mercancías no
Fabricadas por la Empresa
|
|
|
|
(Sobrante
mercancías en inventario)
|
466.000
|
|
4295
|
Diversos
|
|
|
429551
|
Aprovechamientos
|
|
466.000
|
b. Inventario Físico menor que el valor en
libros de la cuenta Mercancías: Aquí
vemos un faltante y el ajuste a realizar es llevando un crédito a la cuenta de
Mercancías no Fabricadas por la
Empresa y debitando la cuenta correspondiente según el
caso. Por pérdida de peso en su forma
natural de las mercancías, ya sea por deshidratación, evaporación o algún caso
fortuito, éste valor representa una pérdida para la empresa, por lo tanto puede
debitarse la cuenta de Costo de ventas que corresponda
Ejemplo: Al realizar el inventario físico de
mercancías de la empresa XY, se presenta un faltante de $240.000, ocasionado
por deshidratación de los artículos:
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
6135
|
Comercio al por
Mayor y al por Menor (costo)
|
240.000
|
|
1435
|
Mercancías no
Fabricadas por la Empresa
|
|
240.000
|
En el inventario
físico se presenta un faltante de $809.000, ocasionado por irresponsabilidad
del Almacenista
Código
|
Cuenta
|
Debe
|
Haber
|
1365
|
Cuentas por Cobrar
a Trabajadores
|
|
|
136530
|
Responsabilidades
(Almacenista)
|
809.000
|
|
1435
|
Mercancías no
Fabricadas por la Empresa
|
|
|
|
Faltante en
inventario físico
|
|
809.000
|
ACTIVIDAD
Realiza los asientos
de ajuste correspondientes:
a.
Al final del período contable se presenta un faltante de
mercancías debido al mal manejo del responsable, por $376.700
b.
El inventario físico presenta un faltante de $200.390
que obedece al deterioro de mercancía por humedad.
c.
El inventario arrojó un sobrante por $300.000,
generado por error en despachos de clientes que no reclamaron
d.
El inventario físico presenta una diferencia por
encima de $20.000 por error en el despacho realizado a un cliente.
5. AJUSTE POR DEPRECIACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA
Y EQUIPO (ACTIVOS FIJOS)
La depreciación es el gasto en que una
empresa incurre por el desgaste que sufren sus activos tangibles. Todo activo tiene una vida útil, y puede
estimarse que durante tal tiempo se consume totalmente o se considera un valor
residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor del activo
al final de su vida útil.
VIDA UTIL: Es el tiempo durante el cual se espera que el
activo contribuya a la generación de ingresos.
Para su determinación es necesario considerarla de acuerdo al estatuto tributario
o teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica, la obsolescencia por los
avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De acuerdo con la legislación tributaria
en Colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para
efectos de la depreciación anual son:
ACTIVO DEPRECIABLE
|
VIDA UTIL EN AÑOS
|
%
DEPRECIACIÓN ANUAL
|
Construcciones y edificaciones
|
20
|
5
|
Maquinaria y
equipo
|
10
|
10
|
Equipo de oficina
|
10
|
10
|
Equipo de
Computación y Comunicación
|
5
|
20
|
Flota y
Equipo de Transporte
|
5
|
20
|
La depreciación de inmueble (edificios,
almacenes, bodegas y bienes raíces en general), se calcula excluyendo el valor
del terreno respectivo, ya que los terrenos se deprecian en cuentas separada y
no son depreciables.
METODO PARA EL CALCULO DE LA DEPRECIACIÓN. Se calcula sobre el costo
de los bienes, el cual se constituye, por el precio de adquisición, incluyendo
impuesto a las ventas, de aduanas, entre otros.
Además de las adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Hay varios métodos para el cálculo de la
depreciación; el más usual es:
LINEA RECTA: Se liquida por un valor constante para los
años de vida de los activos, por tanto su representación gráfica produce una
línea recta. La fórmula es:
Depreciación anual = costo del activo /
vida útil probable
Depreciación mensual= Costo del activo * #meses / vida útil
probable * 12 meses
Depreciación diaria =
Costo del activo * # días / vida útil probable * 360 días
Ejemplo:
El 1° de marzo de 2006 se compra edificio por $120.000.000, de los cuales
$24,000.0000 equivalen al valor del terreno.
La depreciación acumulada para el 31 de diciembre del mismo año es:
Valor del edificio es $96.000.000
Depreciación del edificio en 10
meses: 96.000.000 * 10 meses / 20 años *12 meses =
4.000.000
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